Planowanie budżetu jest zazwyczaj dosyć złożonym procesem biznesowym, w którym uczestniczy wiele osób znajdujących się na różnych szczeblach hierarchii organizacyjnej.
Proces ten w każdej firmie przebiega nieco inaczej. Jednym z wyróżników może być, np. kierunek planowania budżetu. Niektóre firmy budżetują z dołu do góry, a inne przeciwnie, z góry do dołu.
Kierunki planowania budżetu
Budżetowanie z dołu do góry polega na rozpoczęciu konstruowania planu budżetu od komórek znajdujących się na najniższym poziomie hierarchii organizacyjnej i przez skumulowanie cząstkowych planów budżetowych utworzenie budżetu całej organizacji.
Przeciwieństwem jest tworzenie budżetu z góry do dołu, gdzie centrala tworzy budżet ramowy, a komórki znajdujące się niżej w hierarchii organizacyjnej muszą się w niego wpisać.
Przykładem procesu planowania budżetu z dołu do góry, który może zostać obsłużony w systemie AX, jest sytuacja, w której Analityk finansowy tworzy w systemie AX szablony planów budżetu względem oddziałów. Do każdego planu budżetu generuje arkusz Excel, które następnie rozsyła mailem do Dyrektorów poszczególnych oddziałów. Dyrektorzy oddziałów uzupełniają plany budżetowe i odsyłają je do pracownika działu kontrolingu. Analityk finansowy wczytuje dane z plików Excel do systemu AX.
W kolejnym kroku Analityk finansowy przy wykorzystaniu workflow przesyła zagregowany plan budżetu do Dyrektora finansowego, który dokonuje jego przeglądu i ewentualnej korekty. Może on w tym celu wykorzystać spersonalizowany szablon Excel lub pracować bezpośrednio w systemie AX. Użycie arkusza kalkulacyjnego Excel do planowania budżetu jest opcjonalne. Główną zaletą jego wykorzystania jest możliwość tworzenia planów budżetów przez osoby nieposiadające dostępu do systemu AX. Ponadto, arkusz Excel może mieć dowolny układ, tym samym zapewniając większą ergonomię pracy podczas planowania budżetu. Można również wykorzystywać standardowe formuły arkusza kalkulacyjnego Excel do przeprowadzania obliczeń. W ostatnim kroku procesu, po zaakceptowaniu planu budżetu, Dyrektor finansowy wysyła informację za pomocą workflow do Analityka finansowego, który może przekształcić plan budżetu do wpisu do rejestru budżetu (więcej informacji na ten temat pojawi w kolejnym wpisie).
Budżet od zera czy przyrostowy?
Zazwyczaj w przedsiębiorstwach planowanie budżetu odbywa się przyrostowo, na podstawie danych historycznych. Niewątpliwą zaletą takiego podejścia jest łatwość konstruowania planu budżetu. Budżet przyrostowy jest bardziej stabilny, a jego zmiany są bardziej regularne. Jego wadą jest zachęcanie do konsumpcji całego budżetu, aby zapewnić wystarczający przydział w przyszłym okresie zgodnie z zasadą: „wydaj lub strać”.
Innym podejściem jest konstruowanie planu budżetu od zera. Takie podejście jest bardziej pracochłonne, ale pomaga uniknąć „rozdmuchania” budżetu. Ułatwia identyfikację obszarów marnotrawstwa wydatków i w razie potrzeby może być również wykorzystany do sugestii alternatywnych kursów działania, jak np. możliwości dla outsourcingu.
System AX 2012 wspiera oba podejścia, ponieważ umożliwia tworzenie planu budżetu zarówno od zera, jak również na podstawie wykonania budżetu w poprzednim okresie. Plan budżetu może zostać wygenerowany na podstawie: Księgi głównej, historycznego planu budżetu, planu budżetu środków trwałych i propozycji prognozy. Co prawda integrację Budżetowania z innymi modułami w AX zostanie opisana w odrębnym artykule, jednak wydaje się, że warto dodać kilka słów wyjaśnienia na temat generowania planu budżetu z modułu Środki trwałe i z propozycji prognozy.
Tworzenie planu budżetu na podstawie danych z modułu Środki trwałe
W module Środki trwałe można zaplanować wszystkie transakcje środków trwałych wpływające na ich wartość, m.in.: nabycie, zwiększenie wartości, zmniejszenie wartości, likwidacja, sprzedaż oraz amortyzacja. Następnie, plan budżetu środków trwałych można przenieść do modułu Budżetowanie i na jego podstawie wygenerować plan budżetu, nad którym można dalej pracować, korzystając z funkcji dostępnych module Budżetowanie.
Tworzenie planu budżetu na podstawie propozycji prognozy
Generowanie planu budżetu na podstawie propozycji prognozy polega na tworzeniu planu budżetu z wykorzystaniem scenariuszy, które buduje się w oparciu o założone wytyczne, np., wzrost lub spadek sprzedaży. W systemie AX można zdefiniować dowolną liczbę scenariuszy i względem nich analizować dany plan budżetu, np. plan budżetu względem scenariusza optymistycznego, pesymistycznego lub też najbardziej prawdopodobnego. Innymi słowy do jednego planu budżetu może być podpięta dowolna liczba scenariuszy, względem których zmieniają się wartości w danym planie budżetu. Po wypracowaniu konsensusu wśród uczestników procesu planowania budżetu, dany plan budżetu może zostać przekształcony we wpis do rejestru budżetu względem wybranego scenariusza.
Scenariusze planu budżetu
Oznacza to, że na jednym planie budżetu może pracować zarówno Dyrektor finansowy i Project Manager, przy czym jeden użytkownik widzi go w jednostkach pieniężnych, a drugi w jednostkach ilościowych.
Wykorzystanie workflow w procesie planowania budżetu
Proces planowania budżetu w AX 2012 może być realizowany w oparciu o workflow. W procesie planowania budżetu każde centrum kompetencyjne może mieć inny przepływ pracy planu budżetu. Workflow może składać się z różnych etapów, z których każdy może mieć podpięty odrębny arkusz planu budżetu. Na poszczególnych etapach planu budżetu można zdefiniować dozwolone akcje, m.in. kojarzenie planów budżetu, dodawanie w oraz modyfikowanie wierszy planów budżetu.
Przykładowo, w początkowych etapach planowania budżetu można dodawać nowe wiersze i kojarzyć ze sobą różne plany budżetu, ale już w kolejnych, np. po wstępnej akceptacji planu budżetu, możliwa jest tylko zmiana kwot w już istniejących wierszach. Istnieje również możliwość zdefiniowania etapów, w których dany użytkownik może otworzyć podgląd planu bez możliwości edycji. Do każdego etapu planu budżetu można przypisać użytkownika, który powinien wykonać jakąś akcję, np. zatwierdzić go. Ponadto, do każdego etapu przepływu pracy można zdefiniować instrukcję, która ułatwi użytkownikowi wykonanie akcji.
Kontrola dostępu do planów budżetu
Wydaje się, że można zaryzykować stwierdzenie, że workflow jest jednocześnie swego rodzaju zabezpieczeniem dostępu do planu budżetu, ponieważ do poszczególnych kroków są przypisani poszczególni użytkownicy systemu, którzy w zależności od etapu procesu planowania budżetu mogą wykonywać w planie budżetu pewne akcje zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
Nie zawsze jednak proces planowania budżetu jest na tyle złożony, że wymaga uruchomienia workflow. Dlatego też uruchomienie przepływ pracy w systemie AX jest opcjonalne. Pojawia się zatem pytanie, w jaki sposób w systemie AX 2012 można kontrolować dostęp do poszczególnych planów budżetu? System pozwala na zastosowanie jednego z dwóch podejść. Pierwszym z ich jest zdefiniowanie użytkowników, którzy mają dostęp do danego planu budżetu. Drugim jest wykorzystanie do zarządzania uprawnieniami hierarchii organizacyjnej, czyli dostęp do planu budżetu mają te osoby, które są przypisane do danej komórki organizacyjnej.
Wykorzystanie arkusza pakietu Microsoft Office do planowania budżetu
Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednej przydatnej funkcjonalności, która potencjalnie może zostać doceniona przez wielu użytkowników, którzy będą pracować nad planowaniem budżetu w systemie AX. Wydaje się, że można zaryzykować stwierdzenie, że większość osób podczas planowania budżetu posiłkuje się arkuszem kalkulacyjnym Excel. Dlatego też zapewne wielu ucieszy informacja, że moduł Budżetowanie w systemie AX 2012 jest zintegrowany w z pakietem Office od wersji 2007, a dokładnie z arkuszem kalkulacyjnym Excel i edytorem tekstu Word. Można zdefiniować kilka szablonów Excel i podpiąć je do różnych etapów procesu planowania budżetu. Czyli łatwo sobie wyobrazić sytuację, w której dyrektor finansowy widzi plan budżetu w innym ujęciu niż kierownik danej komórki organizacyjnej, a jeszcze inny szablon bedzie widoczny dla działu kontrolingu. Po wprowadzeniu zmian w arkuszu Excel można je opublikować w systemie AX. Ponadto istnieje możliwość zdefiniowania szablonów dokumentów w programie Word, które również są podpinane do planu budżetu. Mogą to być, np. uzasadnienia zmiany w planie budżetu.
Podsumowanie, czyli planowanie budżetu w pigułce
Reasumując, planowanie budżetu w Microsoft AX 2012 jest elastyczną funkcjonalnością, która pozwala obsłużyć różnorakie podejścia do planowania budżetu. Umożliwia planowanie budżetu z dołu do góry i z góry do dołu. Plany budżetu mogą być tworzone przyrostowo lub od zera. Moduł Budżetowanie jest zintegrowany z innymi modułami systemu AX, takimi jak: Środki trwałe, Księga główna, Zarządzanie projektami i ich księgowanie, HR i Rachunek kosztów. Plany budżetu można tworzyć względem wielu scenariuszy, które mogą być wyrażone w jednostkach pieniężnych lub też nie. Palny budżetu mogą być tworzone bezpośrednio w systemie AX lub tez przy wykorzystaniu pakietu Microsoft Office od wersji 2007. Opcjonalnie planowanie budżetu można oprzeć o dowolnie zdefiniowany workflow. Kontrola dostępu do planów budżetowych jest realizowana za pomocą grup użytkowników lub z wykorzystaniem hierarchii organizacji.
W kolejnym wpisie omówimy dokładniej integrację modułu budżetowania z innymi modułami w systemie AX i wyjaśnimy, w jaki sposób przekształcić plan budżetu we wpis do rejestru budżetu.
Zostaw komentarz